COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
Puede utilizar
Combinar Correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres o
catálogos. Combinar correspondencia le guía en el proceso de organizar los
datos de direcciones, combinarlos en un documento genérico e imprimir los
documentos personalizados obtenidos.
1. Abra o cree un documento principal que contenga la información genérica que desea repetir en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o catálogo.
2. Abra o cree un origen de datos que contenga los datos que varían en los documentos combinados, por ejemplo, el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto existente, o una tabla de Word que cree utilizando Combinar correspondencia
3. En el documento
principal, inserte campos de combinación, que son marcadores de posición que
indican a Microsoft Word dónde debe insertar los datos del origen de datos.
4.
Combine los datos del origen de datos en el documento principal. Cada fila o
registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o
elemento de catálogo individual. Puede enviar los documentos combinados
directamente a la impresora, a direcciones de correo electrónico o a números de
fax, o puede reunir los documentos combinados en un nuevo documento para su
posterior revisión e impresión
Combine Los Datos En El Documento Principal
1. Si desea especificar el orden en el que se combinan los datos o combinar sólo parte de los datos, puede ordenar o seleccionar los registros de datos que se van a combinar.
2. Si desea ver el aspecto resultante de los datos combinados, puede obtener
una vista previa de los
documentos combinados.
3. En el cuadro de diálogo Combinar
correspondencia, haga clic en Combinar en Combinar los datos con
el documento.
Si desea comprobar si
existen errores en el origen de datos antes de realizar la combinación, haga
clic en Revisar errores. Seleccione una opción y haga clic en Aceptar.
Abra O Cree El Origen De Datos
1. En el cuadro de diálogo Combinar
correspondencia, siga uno de estos procedimientos:
a. Cree un nuevo origen de datos. Utilice
este método si aún no ha almacenado nombres, direcciones ni ningún otro dato en
un origen de datos y desea almacenar los datos en una tabla de Word.
b. Utilice datos de un origen de datos existente. En Origen de
datos, haga clic en Obtener datos y, a continuación, en Abrir origen de datos.
Seleccione un documento de Word, una hoja de cálculo, una base de datos u otra
lista y luego haga clic en Abrir. Haga clic en Establecer documento principal.
c. Utilice las direcciones de una libreta de direcciones electrónica.
En Origen de datos, haga clic en Obtener datos y, a continuación, en Usar
libreta de direcciones. Seleccione una libreta y luego haga clic en Aceptar.
Haga clic en Establecer documento principal
