COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

 

 

Puede utilizar Combinar Correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres o catálogos. Combinar correspondencia le guía en el proceso de organizar los datos de direcciones, combinarlos en un documento genérico e imprimir los documentos personalizados obtenidos.

 

 

1. Abra o cree un documento principal que contenga la información genérica que desea repetir en cada carta modelo, etiqueta postal, sobre o catálogo.

2. Abra o cree un origen de datos que contenga los datos que varían en los documentos combinados, por ejemplo, el nombre y la dirección de cada destinatario de una carta modelo. El origen de datos puede ser una hoja de cálculo, una base de datos o un archivo de texto existente, o una tabla de Word que cree utilizando Combinar correspondencia 

 

 

3. En el documento principal, inserte campos de combinación, que son marcadores de posición que indican a Microsoft Word dónde debe insertar los datos del origen de datos.

 

 

4. Combine los datos del origen de datos en el documento principal. Cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de catálogo individual. Puede enviar los documentos combinados directamente a la impresora, a direcciones de correo electrónico o a números de fax, o puede reunir los documentos combinados en un nuevo documento para su posterior revisión e impresión

 

 

Combine Los Datos En El Documento Principal

1. Si desea especificar el orden en el que se combinan los datos o combinar sólo parte de los datos, puede ordenar o seleccionar los registros de datos que se van a combinar.

2. Si desea ver el aspecto resultante de los datos combinados, puede obtener

una vista previa de los documentos combinados.

3. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, haga clic en Combinar en Combinar los datos con el documento.

Si desea comprobar si existen errores en el origen de datos antes de realizar la combinación, haga clic en Revisar errores. Seleccione una opción y haga clic en Aceptar.

 

Abra O Cree El Origen De Datos

1. En el cuadro de diálogo Combinar correspondencia, siga uno de estos procedimientos:

a. Cree un nuevo origen de datos. Utilice este método si aún no ha almacenado nombres, direcciones ni ningún otro dato en un origen de datos y desea almacenar los datos en una tabla de Word.

 

b. Utilice datos de un origen de datos existente. En Origen de datos, haga clic en Obtener datos y, a continuación, en Abrir origen de datos. Seleccione un documento de Word, una hoja de cálculo, una base de datos u otra lista y luego haga clic en Abrir. Haga clic en Establecer documento principal.

c. Utilice las direcciones de una libreta de direcciones electrónica. En Origen de datos, haga clic en Obtener datos y, a continuación, en Usar libreta de direcciones. Seleccione una libreta y luego haga clic en Aceptar. Haga clic en Establecer documento principal